Por: Jocelyn Hurtado

Ante la propagación del COVID-19, el 15 de marzo de 2020 el Presidente del Perú decretó el estado de emergencia hasta el 30 de marzo, plazo que fue prorrogado hasta el 12 de abril próximo. Se dispone el aislamiento social obligatorio y solo podrán desplazarse quienes realicen actividades permitidas detalladas en el artículo 4 del Decreto Supremo No. 044-2020-PCM^[1].

Durante este periodo, los órganos de administración de las empresas deberán tomar decisiones rápidas para afrontar la situación y la tecnología será su mejor aliada.

¿Cómo sesionar si rige el Estado de Emergencia?

• Sociedades Anónimas Cerradas: se pueden realizar sesiones virtuales de la junta general de accionistas y directorio (en caso lo tengan) de acuerdo con los artículos No. 169 y 170 de la Ley General de Sociedades (“LGS”).
• Sociedades Anónimas Abiertas: se pueden realizar sesiones virtuales de la junta general de accionistas y directorio, en caso se haya previsto esta modalidad en el estatuto social, de conformidad con el artículo No. 112 de la LGS.
• Sociedades Comercial de Responsabilidad Limitada: se pueden realizar sesiones virtuales de la junta general de socios, si el estatuto social establece esta posibilidad, de conformidad con el artículo No. 286 de la LGS.

Para cumplir con las formalidades que exige la ley, las actas que plasman los acuerdos tomados deben ser suscritas por los presidentes, secretarios, accionistas, asistentes y/o directores y según corresponda, el gerente general debe dar fe que los firmantes sesionaron.

¿Es válido utilizar la firma digital para la suscripción de las actas?

 Sí, pues la firma digital tiene la misma validez y eficacia jurídica que la firma manuscrita. Esta, se basa en el uso de dos claves: una pública y otra privada, que están relacionadas matemáticamente entre sí. Además, permite:

• Corroborar la identidad: el titular de la firma digital puede ser una persona natural o jurídica (cuyo suscriptor será el representante legal), a la cual se le entrega un certificado digital, habiendo corroborado previamente su identidad para garantizar la identidad de los titulares de la firma digital.
• Garantiza la integridad del documento: la firma digital utiliza una técnica criptográfica asimétrica que permite garantizar la integridad del contenido del documento y detectar cualquier modificación posterior a la firma.
• Garantiza el no repudio del documento: por medio del uso la firma digital, los titulares y/o suscriptores manifiestan su voluntad en un documento firmado con un certificado digital., de modo tal que, no es posible que el titular y/o el suscriptor nieguen su vinculación con el documento.

Para solicitarlo^[2], se debe pagar por el derecho de trámite y para corroborar la identidad del ciudadano se debe acudir presencialmente a una oficina de RENIEC, en la cual se entrega el certificado digital.

Ante la coyuntura actual, con orden de inmovilización social, esto es imposible y es necesario flexibilizar el procedimiento de verificación presencial de identidad.

 ¿Cuáles son los organismos competentes que deben pronunciarse?

En el Reglamento de la ley de firmas y certificados digitales (“Reglamento”), se designa a:

• INDECOPI como la autoridad administrativa competente de la infraestructura oficial de la firma digital.
• RENIEC, como la entidad de certificación para el estado peruano y según el artículo no. 49 del Reglamento, deberá ofrecer el servicio de emisión y cancelación de certificados digitales, conforme a los lineamientos establecidos por la autoridad administrativa competente (INDECOPI).

¿Se puede flexibilizar el procedimiento de verificación presencial de identidad ante la coyuntura?

Sí, el 18 de marzo de 2020, INDECOPI^[3] estableció lineamientos para continuar con la entrega de los certificados digitales durante el estado de emergencia, indicando lo siguiente:

• Ya que durante el estado de emergencia es imposible que la verificación de la identidad se realice de manera presencial, se autoriza a las entidades de registro pertenecientes a la IOFE para que sustituyan el requisito de verificación presencial por algún otro medio de prueba como audios, videos o fotos, entre otros.
• Los certificados digitales entregados durante este periodo de emergencia, serán verificados y fiscalizados.

¿Ha habido pronunciamientos sobre algún procedimiento alternativo para la verificación de la identidad?

Sí, RENIEC e INDECOPI comunicaron lo siguiente, con respecto a:

• Funcionarios del estado: El 22 de marzo de 2020, RENIEC^[4] aprobó un procedimiento alternativo para la entrega de certificados digitales a los funcionarios del estado, mediante el cual se contempla, de manera excepcional, que no se requerirá la presencia física del ciudadano para verificar su identidad para hacer entrega de los certificados digitales; los cuales serán auditados y fiscalizados con posterioridad.
• Certificados expirados y solicitados por primera vez: El 23 de marzo de 2020, INDECOPI^[5] señaló que la IOFE ha comunicado a las empresas acreditadas para realizar la verificación de identidad de los solicitantes del certificado digital, que ésta puede llevarse a cabo por medios alternativos, a través de las plataformas de Internet que ofrecen cámaras de video a tiempo real.

Conclusiones

Los órganos de administración (directorio, junta general de socios, junta general de accionistas) pueden sesionar de manera virtual y las actas que plasman los acuerdos adoptados podrán ser suscritas por los asistentes haciendo uso de la firma digital. Sin embargo, cabe preguntarse ¿qué pasa con aquellos cuyo certificado ha expirado o desean solicitado por primera vez?  De acuerdo con los lineamientos dados por INDECOPI, durante el estado de emergencia la verificación de identidad se hará por medios electrónicos.

¿Qué se necesita para que este lineamiento sea implementado? Que RENIEC se pronuncie aprobando este procedimiento alternativo de verificación de identidad para todos los ciudadanos y lo implemente con la mayor celeridad posible, ya que, si bien el aislamiento social es una medida efectiva para alivianar la curva de infectados con COVID-19; también afecta la economía del país. Por ello, es importante que las empresas y los ciudadanos accedan a la firma digital, para poder realizar transacciones comerciales de manera electrónica y disminuir el impacto negativo en la economía peruana.

^[1]https://busquedas.elperuano.pe/normaslegales/decreto-supremo-que-declara-estado-de-emergencia-nacional-po-decreto-supremo-n-044-2020-pcm-1864948-2/

^[2] https://www.gob.pe/693-renovar-certificado-de-firma-digital

^[3]https://www.indecopi.gob.pe/en/-/la-comision-para-la-gestion-de-la-infraestructura-oficial-de-la-firma-electronica-emite-lineamientos-para-continuar-con-la-entrega-de-certificados-dig

^[4] https://elperuano.pe/noticia-reniec-facilita-entrega-certificados-digitales-93339.aspx

^[5]https://www.indecopi.gob.pe/en/-/la-comision-para-la-gestion-de-la-infraestructura-oficial-de-firma-electronica-flexibiliza-requisitos-para-quienes-necesiten-obtener-certificados-digi

Publicado: 2/04/2020